המודל של תקשורת מקרבת מתייחס לארבעה מרכיבים של מסר, שככל שהם עוברים בו היטב, מתאפשרת תקשורת בהירה, יעילה, מחברת־ללב, אמפתית, עם מינימום שיפוטיות או פרשנות, ומקסימום פרקטיות. ארבעת המרכיבים הם: תצפית, רגש, צורך, בקשה. תצפית – להתבונן בסיטואציה ככל הניתן מבלי לפרש או לשפוט אותה, כלומר להפריד בין העובדות לבן הפרשנות שלנו עליהן. במובן זה בלבד, הגישה דומה למודל אפר״ת (אירוע>פרשנות>רגש>תגובה). אנחנו כבר יודעים כי פעולות או אמירות שונות של אנשים יכולות לחלץ מאיתנו קשת רחבה של רגשות שיגרמו לנו להגיב בדרכים שונות כגון: חמת זעם, ניתוק קשר, ויתור על מה שחשוב לנו ועוד. כל אלה מתרחשים אחרי שאנחנו מעניקים פרשנות משלנו לארוע שהתרחש. כאשר אנחנו מתחילים להפריד בין העובדות לבין הפרשנות שלנו, אנחנו סוללים את הדרך למציאת מכנה משותף, הסכמה, חיבור ולקיחת אחריות. דרך אחת ללמד את עצמנו התבוננות על מצב נתון ללא פרשנות היא לדמיין שמצלמת וידאו מתעדת את מה שהתרחש, מכיוון שאין ביכולתה לתעד מה קורה בתוך ראש הזולת (רגשות, מחשבות, כוונות) והיא מציגה בפנינו אך ורק את רצף הפעולות שהתרחשו. לדוגמא: "את לא לוקחת אותי ברצינות, את מגיעה מתי שנוח לך". במשפט הזה שמבטא מורת רוח כלפי איחור לפגישה (נניח שאכן מדובר באיחור) יש פרשנות של הסיטואציה על ידי הצד שהמתין לזו שאחרה. האדם שהמתין מניח באופן אוטומטי שאם מתקיים איחור הרי שהוא מביע זלזול וחוסר התחשבות כלפי הממתין. ברגע שאותו אדם מאמין לפרשנותו ותופס אותה כאפשרות היחידה להסביר את מה שקרה, הוא מונע אפשרות לשיחה כנה ופתוחה שבה יוכל להבין מה הסיבה לאיחור. הוא גורם לעצמו סבל מיותר בפרשנות הזו, שבמקרה הטוב היא נכונה חלקית, ובמקרה הפחות טוב - שגויה לחלוטין. בנוסף, הוא מקשה על הצד השני (הצד המאחר), לקחת אחריות על החלק שלו באיחור. כאשר אנחנו מגיעים לשיחה מנקודת מוצא שכזאת, הסיכוי שנוכל לדבר בכנות ובפתיחות הלב מצטמצם לכמעט בלתי אפשרי. אם נחזור אל מצלמת הוידאו לרגע קט, נוכל לראות שאכן אדם אחד הגיע זמן מסוים לפני הצד השני. אולם המצלמה לא תראה לנו זלזול וחוסר איכפתיות. היא תראה אך ורק פער בזמני ההגעה. תקשורת מקרבת מציעה לעשות בדיוק את הדבר הזה. לראות את הסיטואציה מבלי לפרש אותה ולאחר מכן, לקיים שיחה שבה נוכל לבטא בבהירות ומתוך הקשבה ואמפתיה את הרגשות, הצרכים והבקשות אחד של השני. רגשות – התחושות הגופניות והרגשות שעולים בנו כאשר מתרחשת סיטואציה מסוימת, נובעים מהצרכים שלנו, ומניעים אותנו לפעול כדי למלא אותם. כאשר אנו פועלים מתוך רגש (כעס, אכזבה, תסכול), נתקשה להתבונן באופן נטול פרשנות בסיטואציה שלפנינו ולהגיע לפתרון. מרשל רוזנברג הציע לעצור ולהבין את הרגשות שלנו לפני שאנחנו מגיבים. ברוב הפעמים נגלה שאנחנו מאוד בקלות מתבלבלים בין הרגשות שלנו לבין המחשבות שלנו. אחת הסיבות לכך היא שלרוב בחברה בה אנחנו חיים אין מקום לביטוי מלא של הרגשות שלנו (אם בכלל) ולעיתים קרובות זה אף עלול להיתפס כחולשה, כמזיק וכמיותר. זו אחת הסיבות שבגללן קל לנו יותר לבטא את מה שאנחנו חושבים ואף את השיפוטים והפרשנויות שלנו מאשר את הרגשות שלנו. על מנת שנוכל ללמוד לזהות את הרגשות שעולים בנו ולהתאמן בביטוי בהיר ומלא שלהם ביכולתנו להיעזר ברשימת הצרכים והרגשות שנמצאת באתר. עוצמתה של הרשימה הוא בכך שהיא נותנת שמות לקשת רחבה של צרכים ורגשות, ומחלקת אותן למשפחות, ושעל־ידי התבוננות מעמיקה בה נוכל להתחבר אל עצמנו ואל רגשות שונים שעולים בנו (ודרכם - אל הצרכים שלנו ועל מילויים) בסיטואציות מוכרות ולא מוכרות בחיינו. כך נוכל להתחיל להתאמן על ביטוי שלהם לאחר שניקינו אותו מפרשנויות ושיפוטים. צורך – אחרי שעצרנו רגע את השתלשלות העניינים והתבוננו וזיהינו בתוכנו את הרגשות שמפעילים אותנו, אנחנו רוצים להיות מסוגלים לבטא את הצורך שלנו מול עצמנו ומול הזולת. פעמים רבות כשנצליח לעצור אפילו במהלכה של מריבה סוערת, נגלה שאנחנו כועסים או מוטרדים כי התנהגותו של האדם השני לא עונה על הצרכים שלנו (בין אם במתכוון ובין אם לא) ואנחנו נותרנו בתחושה של חסר שמשאירה אותנו מוטרדים, כועסים, מתוסכלים וכדומה. כאשר אנחנו נושאים עימנו את הרגשות הללו, יהיה לנו הרבה יותר קשה לבטא את עצמנו או לנסות לשמוע או להבין גם את מה שמתרחש בצד השני. גם כאן אנחנו ממליצים להיעזר בטבלת הצרכים והרגשות של מנת להעמיק את ההיכרות עם הצרכים השונים שמפעפעים בתוכנו ומניעים אותנו לתגובה כזאת או אחרת. לכולנו ישנם את אותם צרכים ואולם הם מתקיימים אצל אנשים שונים בעצימות שונה בזמנים שונים. כאשר צורך שמתעורר בנו מבקש מענה, חשוב שנדע לקחת בחשבון שהוא לא תמיד ייענה באופן מלא. זה מאפשר לשני דברים לקרות: 1. אנחנו נקבל בפחות סבל את האפשרות של מענה חלקי/זמני של הצורך שלנו, כולל את האפשרות של מילוי הצורך שלנו ללא עזרת הצד השני 2. נצליח להיות בהקשבה גם לצורך של הצד השני ולגלות אמפתיה כלפיו וכלפי עצמנו. בקשה – בקשה היא לָרוב השלב האחרון במודל, כי היעילות שלה גבוהה עשרות מונים כאשר היא מגיעה לאחר שעברנו את שלושת השלבים וביצענו אותם מתוך מודעות וערנות לרגשות ולצרכים שלנו ושל הזולת. כאשר אנחנו פועלים מתוך הקשבה ומתוך מודעות ולאחר שניקינו את הפרשנויות והשיפוטים מן הסיטואציה המונחת לפנינו, יהיה לנו קל הרבה יותר "להניח בקשה על השולחן" שיש לה סיכוי גבוה להתממש, או במילים אחרות לבקש מהצד השני (או מעצמנו) לעזור לנו למלא את הצורך שחי בתוכנו, ולשמוע ממנו ״כן״. כאשר דיברנו בסעיף הקודם על צרכים, הצענו להניח שהם לרוב נענים באופן חלקי וזמני. כאשר אנחנו נמצאים בעמדה של בקשה, שהיא שונה מאוד מהמצב הכמעט רגיל של רוב האנושות – דרישה, אנחנו מביאים את ההבנה הזאת בדבר מילוי הצרכים שלנו לכדי מימוש אמיתי. כאשר אנו מבקשים מהאדם שמולנו דבר מה הנוגע לצרכים שלנו, אנו מראש לוקחים בחשבון גם את האפשרות שהבקשה שלנו תיענה בשלילה. כאשר אנו מגיעים לדיאלוג מצוידים בהבנה הזאת, נוכל לפתוח פתח למציאת פתרונות יצירתיים שייקחו בחשבון את צורכי שני הצדדים ובאופן הזה, גם אם בקשתנו לא תיענה במלואה, הרי שהצרכים שלנו יילקחו בחשבון (לפחות על ידנו!) וייעשה מאמץ אמיתי לענות על כמה שיותר מהם באופן העמוק והבר־קיימא ביותר.